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¿Qué documentos debería pedir a un distribuidor en el exterior que le muestre?
La presentación de un distribuidor la escribe el distribuidor. Estos son los documentos que convierten una afirmación en algo comprobable, y el límite de lo que prueba cada uno.
Un distribuidor envía un perfil de empresa, una fotografía de su almacén y una carta bancaria. Nada de eso responde a la pregunta que decide el nombramiento: si esta empresa puede importar su producto para reventa y si le pagará. Los documentos siguientes sustituyen a ese perfil. Pídalos todos en una sola solicitud y cuente con que algunos se nieguen. La negativa también es información.
1. Identidad y registro
| Documento | Qué prueba | Qué no prueba |
|---|---|---|
| Extracto de registro mercantil (en Indonesia, el registro NIB) | Que existe una entidad jurídica con este nombre, dónde está registrada y si está activa. | Que opera al volumen que declara, o que es la entidad que firmará su acuerdo. |
| Escritura de constitución y últimas modificaciones | La titularidad, los administradores y cualquier cambio de nombre o capital. | Que la persona que le escribe tenga poder para obligar a la empresa. |
| Registro fiscal | Que la empresa está registrada a efectos fiscales con este nombre. | Su comportamiento de pago o su historial de cumplimiento. |
Verifique el registro en la fuente, no en el PDF que envió el distribuidor. En Indonesia, el número de empresa (NIB) y la situación de la licencia constan en el sistema OSS, y una captura de pantalla no es lo mismo que un registro vigente. Pida usted mismo el extracto del registro; es barato y nombra la entidad jurídica que obligará su acuerdo.
2. Permiso para importar
| Documento | Qué prueba | Qué no prueba |
|---|---|---|
| Registro de licencia de importación (en Indonesia, la página de licencia del NIB que muestra el estado API-U o API-P) | Qué categoría de importación tiene la empresa. | Que la categoría encaje con importar sus mercancías para reventa. |
| Registro o aprobación específicos del producto | Que el producto o tipo de producto está registrado, y a nombre de quién. | Que sus modelos estén cubiertos, o que el registro esté vigente. |
| Designación de agente de aduanas (PPJK) | Qué agente autorizado despacha las mercancías de la empresa. | Quién es dueño de las mercancías, o quién asume el riesgo de importación. |
La categoría de licencia es donde más a menudo se rompe un expediente que parecía correcto. En el caso ilustrativo de este sitio, los registros muestran estado API-P, que es la categoría de importación del productor, mientras el nombramiento pide a la empresa importar productos terminados para reventa. Es una pregunta que resolver, no una conclusión. Corresponde a la empresa y a un especialista indonesio cualificado, y debe resolverse por escrito antes de firmar el nombramiento.
3. Dinero y conducta
| Documento | Qué prueba | Qué no prueba |
|---|---|---|
| Estados financieros de dos a tres años | La situación declarada en la fecha en que se prepararon, si están auditados. | La solvencia actual, o si las cifras fueron auditadas. Pregunte cuál. |
| Carta de referencia bancaria | Que existe una relación bancaria. | Un límite de crédito, un historial de pagos o la disposición a pagarle. |
| Dos referencias de proveedores, con datos de contacto | Cómo ha pagado esta empresa a proveedores identificados. | Nada, hasta que hable usted mismo con los referentes. |
Contacte directamente con los referentes y haga tres preguntas: cuánto tiempo llevan suministrando a este distribuidor, cuáles son las condiciones de pago y si volverían a nombrarlo. Una carta de referencia que pasa de nuevo por el distribuidor no es una referencia.
4. Realidad comercial
| Documento | Qué prueba | Qué no prueba |
|---|---|---|
| Registros de importación o historial de envíos recientes, censurados | Que se importaron mercancías, de qué tipo, en qué fechas y por qué importador. | Que la misma ruta funcione para su producto o su clasificación. |
| Lista de precios de reventa y margen objetivo | A qué precio espera vender y qué espera ganar. | Que el precio sea alcanzable, o que la lista esté vigente. |
| Borrador del acuerdo de distribución y poder para firmar | Las condiciones propuestas y quién puede comprometerse a ellas. | Que las condiciones sean lícitas o comercialmente sólidas. Eso es una pregunta para un abogado. |
Pida una vez, por escrito. Una lista de solicitudes, un plazo y una persona identificada. Un distribuidor que entrega copias censuradas con rapidez le está diciendo algo útil. Uno que entrega un perfil vistoso y ningún extracto de registro también se lo está diciendo.
Cómo comprobar lo que le dan
- Compruebe el nombre, no el logotipo. Cada documento debe nombrar la misma entidad jurídica que firmará. Una denominación comercial, una matriz y una filial son tres contrapartes distintas.
- Compruebe la fecha. Una licencia, un registro y unos estados financieros tienen una. Un documento sin fecha no es fiable dentro de seis meses.
- Compruebe la fuente. Los registros de registro mercantil, licencia y registro de producto pueden obtenerse o confirmarse en el registro o el ministerio. Hágalo en lugar de aceptar la copia que le enviaron.
- Registre la laguna. Si falta un documento, anote qué habría probado y quién puede aportarlo. Esa lista es la parte del expediente que le protege.
Señales de alarma, por orden de frecuencia
- Un extracto de registro que nombra una entidad distinta de la que negocia con usted.
- Una categoría de licencia de importación que no encaja con importar sus mercancías para reventa, sin opinión especializada sobre la ruta.
- Referencias que pasan de nuevo por el distribuidor, o sin datos de contacto de los referentes.
- Una negativa a facilitar un extracto de registro, descrita como confidencial. Es un registro público en la mayoría de los mercados.
- Una lista de precios de reventa sin fecha, o un margen que supone un coste en destino que nadie ha calculado.
Los requisitos documentales varían según el mercado y el producto. Las referencias indonesias de esta página se leyeron el 30 de octubre de 2026, con el registro de modificaciones comprobado el 31 de octubre de 2026. Una revisión real indica la fecha en que se leyó cada línea.