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Quels documents faut-il demander à un distributeur à l'étranger ?
La présentation d'un distributeur est rédigée par le distributeur. Voici les documents qui transforment une affirmation en élément vérifiable, et la limite de ce que chacun prouve.
Un distributeur envoie un profil d'entreprise, une photographie de son entrepôt et une lettre bancaire. Rien de tout cela ne répond à la question qui décide de la signature : cette entreprise peut-elle importer votre produit pour la revente, et vous paiera-t-elle ? Les documents ci-dessous remplacent ce profil. Demandez-les tous en une seule fois, et attendez-vous à ce que certains soient refusés. Le refus est aussi une information.
1. Identité et immatriculation
| Document | Ce qu'il prouve | Ce qu'il ne prouve pas |
|---|---|---|
| Extrait d'immatriculation de la société (en Indonésie, l'enregistrement NIB) | Qu'une entité juridique portant ce nom existe, où elle est immatriculée et si elle est active. | Qu'elle réalise le volume qu'elle annonce, ou qu'elle est l'entité qui signera votre accord. |
| Acte constitutif et dernières modifications | L'actionnariat, les dirigeants et tout changement de nom ou de capital. | Que la personne qui vous écrit a le pouvoir d'engager la société. |
| Enregistrement fiscal | Que la société est enregistrée fiscalement sous ce nom. | Son historique de paiement ou son historique de conformité. |
Vérifiez l'immatriculation à la source plutôt que dans le PDF envoyé par le distributeur. En Indonésie, le numéro d'entreprise (NIB) et le statut de licence sont consignés dans le système OSS, et une capture d'écran ne vaut pas un enregistrement à jour. Demandez vous-même l'extrait du registre ; il coûte peu et il désigne l'entité juridique que votre accord engagera.
2. Autorisation d'importer
| Document | Ce qu'il prouve | Ce qu'il ne prouve pas |
|---|---|---|
| Enregistrement de licence d'importation (en Indonésie, la page de licence du NIB indiquant le statut API-U ou API-P) | Quelle catégorie d'importation détient la société. | Que cette catégorie correspond à l'importation de vos marchandises pour la revente. |
| Enregistrement ou autorisation propre au produit | Que le produit ou le type de produit est enregistré, et au nom de qui. | Que vos modèles sont couverts, ou que l'enregistrement est à jour. |
| Mandat de courtier en douane (PPJK) | Quel courtier agréé dédouane les marchandises de la société. | Qui possède les marchandises, ou qui porte le risque d'importation. |
C'est souvent sur la catégorie de licence qu'un dossier rassurant se fissure. Dans le cas illustratif utilisé sur ce site, les pièces indiquent le statut API-P, qui correspond à la catégorie d'importation du producteur, alors que le contrat demande à la société d'importer des produits finis pour la revente. C'est une question à résoudre, pas une conclusion. Elle relève de la société et d'un spécialiste indonésien qualifié, et doit être tranchée par écrit avant de signer le contrat.
3. Finances et comportement
| Document | Ce qu'il prouve | Ce qu'il ne prouve pas |
|---|---|---|
| Deux à trois ans d'états financiers | La situation déclarée à la date de leur établissement, s'ils sont audités. | La solvabilité actuelle, ou si les chiffres ont été audités. Demandez lequel. |
| Lettre de référence bancaire | Qu'une relation bancaire existe. | Une limite de crédit, un historique de paiement ou une intention de vous payer. |
| Deux références de fournisseurs, avec coordonnées | Comment cette société a payé des fournisseurs nommés. | Rien de fiable tant que vous n'avez pas parlé vous-même aux référents. |
Contactez directement les fournisseurs cités en référence. Demandez-leur depuis combien de temps ils travaillent avec ce distributeur, quelles sont les conditions de paiement et s'ils le choisiraient à nouveau. Une lettre de recommandation transmise uniquement par le distributeur ne remplace pas cet échange direct.
4. Réalité commerciale
| Document | Ce qu'il prouve | Ce qu'il ne prouve pas |
|---|---|---|
| Registres d'importation récents ou historique d'expéditions, expurgés | Que des marchandises ont été importées, de quel type, à quelles dates et par quel importateur. | Que la même voie fonctionne pour votre produit ou votre classement. |
| Liste de prix de revente et marge cible | À quel prix elle compte vendre et ce qu'elle compte gagner. | Que le prix est atteignable, ou que la liste est à jour. |
| Projet de contrat de distribution et pouvoir de signature | Les conditions proposées et qui peut les engager. | Que les conditions sont licites ou commercialement solides. C'est une question d'avocat. |
Regroupez vos demandes par écrit. Une liste, une échéance et un interlocuteur identifié. La rapidité avec laquelle un distributeur fournit des copies dont les informations sensibles ont été masquées est un indice utile. Une belle plaquette sans extrait de registre en est un autre.
Comment vérifier ce qu'on vous remet
- Vérifiez le nom, pas le logo. Chaque document doit désigner la même entité juridique que celle qui signera. Un nom commercial, une société mère et une filiale sont trois contreparties différentes.
- Vérifiez la date. Une autorisation, une immatriculation ou des états financiers correspondent à une date donnée. Sans date, vous ne pourrez pas vous appuyer sur le document dans six mois.
- Vérifiez la source. Les registres d'immatriculation, de licence et d'enregistrement produit peuvent être obtenus ou confirmés auprès du registre ou du ministère. Faites-le plutôt que d'accepter la copie qu'on vous a envoyée.
- Notez les pièces manquantes. Pour chaque document absent, précisez ce qu'il permettrait de vérifier et qui peut le fournir. Vous gardez ainsi une trace des points qui restent à établir.
Signaux d'alerte, par ordre de fréquence
- Un extrait de registre qui désigne une entité différente de celle qui négocie avec vous.
- Une catégorie de licence d'importation qui ne correspond pas à l'importation de vos marchandises pour la revente, sans avis spécialisé sur la voie.
- Des références qui repassent par le distributeur, ou aucune coordonnée de référent.
- Un refus de fournir un extrait de registre, présenté comme confidentiel. C'est un document public dans la plupart des marchés.
- Une liste de prix de revente sans date, ou une marge qui suppose un coût total à destination que personne n'a calculé.
Les exigences documentaires varient selon le marché et le produit. Les références indonésiennes de cette page ont été lues le 30 octobre 2026, avec le registre des amendements vérifié le 31 octobre 2026. Un véritable examen indique la date de lecture de chaque ligne.